Après avoir lancé Trekker en 2015, la plateforme de vente d'activités outdoor, nous avons cherché à répondre aux besoins spécifiques des fournisseurs d'activités : guides indépendants, petites entreprises de pleine nature (une équipde de guides + secrétariat), réseaux locaux d'entreprises associées et offices du tourisme.
C'est ainsi qu'en 2017 est né Trekker PRO, le SaaS de gestion des entreprises de pleine nature.
Constat de départ
La collaboration avec ces entreprises dans le cadre de la marketplace a révélé un gros manque de structure sur ce marché. La gestion du planning s'effectuait avec un cahier papier. Les secrétariats étaient mobilisé par des tâches répétitives à faible valeur ajoutée et elles avaient peu de moyen de suivre facilement leur activité (historique d'une réservation, taux de remplissage/no-show, rentabilité, comptabilité, etc).
Les fonctionnements les plus avancés employaient un fichier Excel ou un Google Calendar qui devenait rapidement illisible, du fait d'une surcharge visuelle sur des créneaux horaires parallèles.
Mais surtout, ces entreprises passaient à côté de la possibilité de vendre leurs activités en ligne, usage pourtant déjà bien adopté par les clients finaux, en particulier dans le contexte de l'organisation de leurs vacances (vols, hôtels, restaurants).
Solution
Nous avons donc imaginé une solution logicielle (web app) permettant de simplifier la gestion quotidienne de ces entreprises.
Organisation du planning
Le premier point de frustration avec les outils numériques concernait le planning : aucune solution existante ne correspondait à l'usage-type : "un guide = un créneau horaire = une activité = X personnes à charge".
Nous avons donc conçu Trekker PRO autour d'un planning permettant de visualiser tous ces départs (= rotations) et leur remplissage.
L'utilisateur crée une rotation pour une activité déterminée avec un nombre de places disponibles (suivant la réglementation). Trekker PRO permet ensuite d'imprimer une fiche de départ pour le moniteur, listant les groupes participants avec leurs détails ainsi que les paiements à collecter si nécessaire.
Le secrétariat peut voir en un coup d'œil où trouver des places libres et se concentrer sur la relation commerciale. Les gestionnaires peuvent également réorganiser les réservations au sein de leur planning avec un simple glisser-déposer.
Automatisation des tâches
Les tâches chronophages et répétitives occupaient massivement le secrétariat : collecter les informations des participants (taille, poids, pointure) pour leur fournir le matériel adapté, lister le matériel à apporter pour l'activité, donner les indications pour se rendre au point de RDV, etc.
Pour automatiser au maximum ces tâches, Trekker PRO fournit une interface simplifiée, tout en laissant la main au secrétariat sur sa gestion. Les infos à fournir au client sont mises en forme dans un email récapitulatif qui peut être envoyé en un clic. L'application permet aussi aux participants de saisir eux-mêmes les détails de leur groupe en toute indépendance.
Le tableau de bord de l'application affiche le statut d'avancement de chaque réservation. L'interface met en avant les réservations incomplètes (pour les activités ayant lieu dans les 48h) dans un panneau latéral permettant de déclencher directement les envois.
Réservation en ligne
Une fois les créneaux définis, Trekker PRO permet à l'entreprise de vendre ses places directement sur son site internet grâce à un petit module de réservation en ligne facilement mis en place et connecté au planning en temps réel.
Ce module s'adapte au fonctionnement de l'entreprise en autorisant ou non le surbooking des rotations ainsi que la prise ou non de paiement en ligne, permettant aux clients finaux de régler leur activité en chèques vacances par exemple.
Le planning devient donc la source centrale des disponibilités de l'entreprise, ouvrant la voie à toutes les connexions possibles avec les plateformes de vente en ligne comme celle de trekker.fr.
La réservation en ligne permet également d'étendre les horaires de vente en dehors de l'ouverture et de décharger le standard téléphonique en pleine saison, laissant le secrétariat se concentrer sur le conseil et la vente, là où sa valeur ajoutée est la plus forte.
Itération
Trekker PRO a été le fruit de plusieurs années d'itération sur l'application lancée en 2017 et imaginée à l'origine pour les entreprises de canyoning et rafting.
Exemple : réduction du no-show
L'un des problèmes les plus importants chez nos clients était le no-show : une part significative des groupes réservait une activité sans y participer à la dernière minute, rendant impossible la revente des places disponibles. Certaines rotations étaient donc déficitaires, sans aucun moyen de le prévenir.
Pour répondre à ce problème, nous avons conçu et mis en place une fonctionnalité de demande de paiement / prise d'empreinte bancaire. En quelques clics, l'entreprise peut ainsi demander par SMS au client final de régler un acompte en ligne ou de bloquer un montant à débiter en cas de non présentation à l'activité.
Grâce à cette fonctionnalité, nos clients ont réduit de 95% leur taux de no-show, passant de 10% en moyenne à seulement 0,5%.
Méthode de travail
- Recueil des besoins des utilisateurs au fur et à mesure de leur usage,
- Priorisation selon la stratégie de l'entreprise,
- Définition des bases de l'expérience utilisateur attendue,
- Réalisation de l'interface :
- Maquette des solutions imaginées (test des différents cas d'usage),
- Intégration front en collaboration avec notre directeur technique,
- Déploiement en production, support, corrections, etc.
Cycles de développement courts, permettant d'être réactifs, de tester et d'ajuster les solutions proposées rapidement, dans un contexte touristique au calendrier tendu.
Résultat
Grâce à une interface simple, en minimisant les interactions nécessaires et les décisions à prendre pour ses utilisateurs, Trekker PRO est progressivement devenu un logiciel majeur sur le marché des activités outdoor en France, dans un secteur initialement assez réfractaire aux outils numériques.
